Specyfikacje i fakturowanie w KSeF – przewodnik
Od 1 kwietnia 2026 obowiązuje Krajowy System e-Faktur (KSeF).
Aby maksymalnie ułatwić wystawianie faktur w KSeF wszystkim, którzy do tej pory fakturowali na platformie VAN way, stworzyliśmy Specyfikacje dla KSeF.
Czym jest Specyfikacja dla KSeF?
Specyfikacja dla KSeF to dokument, który utworzysz w VAN way. Jest to zestawienie zrealizowanych zleceń i należnych za nie kwot. Dokument jest potrzebny do wystawienia faktury w systemie KSeF.
Jak wystawić Specyfikację?
- Tworzenie specyfikacji: w zakładce Rozliczenia → Fakturuj wygeneruj specyfikacje.
- Unikalny numer i PDF: Po wygenerowaniu specyfikacji, zostanie nadany unikalny numer oraz wygenerowany dokument PDF.
- Terminy płatności: Specyfikacje mogą mieć 7- dniowy (z naliczeniem skonta) lub 30-dniowy termin płatności.
⚠️ Specyfikacje wystawione w VAN way nie są fakturami i na ich podstawie należy wystawić fakturę w KSeF.
Jak zintegrować konto w VAN way z KSeF?
Integracja pozwala na automatyczne generowanie i przesyłanie e-faktur na podstawie utworzonych specyfikacji.
Aby uruchomić integrację i bezpiecznie przesyłać dokumenty, musisz skonfigurować oraz certyfikować połączenie pomiędzy Twoim kontem w VAN way a KSeF. Jak to zrobić dowiesz się szczegółowo w tym artykule.
👉 Kliknij TUTAJ aby przejść do konfiguracji połączenia.
Jak wystawić fakturę KSeF?
- Jeżeli zintegrowałeś Twoje konto w VAN way z KSeF, po wystawieniu specyfikacji możesz od razu wystawić i wysłać fakturę do KSeF.
- Nadal możesz też fakturować w swoim systemie lub bezpośrednio w KSeF, według poniższych zasad:
- W polu nazwa towaru/opis: Należy wpisać numer specyfikacji. Znacznie przyspieszy to proces weryfikacji oraz akceptacji faktury do płatności.
- Kwoty: Należy przenieść wskazane w specyfikacji kwotę netto i stawkę VAT oraz datę sprzedaży.
✅ Twoja faktura z KSeF zostanie automatycznie przesłana do grupy VAN na drugi dzień roboczy po jej wystawieniu.
ℹ️ Kilka ważnych informacji
- Do każdej faktury „Płać natychmiast” z 7-dniowym terminem płatności powinna zostać utworzona specyfikacja przed jej wystawieniem w KSeF.
- Możesz dodać w VAN way numer faktury wystawionej w KSeF:
- podczas tworzenia specyfikacji,
- lub później w zakładce Płatności.
- Listę wystawionych specyfikacji i powiązanych z nimi faktur KSeF można wyświetlić w zakładce Rozliczenia → Płatności w VAN way.
- Specyfikacje można usunąć lub edytować (Rozliczenia → Płatności → Specyfikacje dla KSeF) po wejściu w szczegóły.
Akceptacja faktur 7-dniowych z KSeF
Faktury wystawione w KSeF są przesyłane do grupy VAN kilka razy na dobę. W związku z tym rekomendujemy wystawianie faktur z przyspieszonym terminem płatności w środę do końca dnia.
Dlaczego?
Przy fakturach z terminem płatności do 7 dni wymagane jest dostarczenie dokumentów najpóźniej do środy (do godziny 16:00).
W praktyce oznacza to, że:
- Faktury wystawione w środę trafiają do przetwarzania w czwartek (gwarantowana płatność w najbliższy wtorek).
- Faktury wystawione w czwartek trafiają do przetwarzania dopiero w piątek (płatność w kolejny wtorek).
Kwota netto na fakturze KSeF musi być zgodna ze specyfikacją.
Kwota brutto w niektórych przypadkach może różnić się o kilka groszy.
Podsumowanie ✅
Po wprowadzeniu obowiązku fakturowania w KSeF dla większości Przewoźników - czyli od 1 kwietnia 2026 r. - fakturowanie w VAN way będzie opierać się na Specyfikacjach KSeF. Zmiana pozwala spełnić nowe wymagania prawne, a jednocześnie zachować prosty i znany proces rozliczeń.
Jeżeli masz pytania dotyczące wystawiania specyfikacji KSeF na platformie VAN way, skontaktuj się z zespołem VAN way pod numerem: 22 211 11 11.
Wszystkie kwestie dotyczące wystawiania faktur bezpośrednio w KSeF lub innym systemie fakturowym prosimy kierować do swojej księgowości.