Specyfikacje i fakturowanie w KSeF – przewodnik

Od 1 kwietnia 2026 przewoźnicy są zobowiązani do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Aby maksymalnie ułatwić wystawianie faktur w KSeF wszystkim, którzy do tej pory fakturowali na platformie VAN way, stworzyliśmy Specyfikacje dla KSeF.

Czym jest Specyfikacja dla KSeF?

Specyfikacja dla KSeF to dokument, który utworzysz w VAN way. Jest to zestawienie zrealizowanych zleceń i należnych za nie kwot. Dokument jest potrzebny do wystawienia faktury w systemie KSeF.

ℹ️ Zakładka Specyfikacja dla KSeF została dodana w VAN way. Korzystanie powinieneś rozpocząć od 1 kwietnia.

Jak wystawić Specyfikację?

Tworzenie specyfikacji: w zakładce Rozliczenia w VAN way zamiast faktury, wygeneruj Specyfikacje dla KSeF.
Unikalny numer i PDF: Po wygenerowaniu specyfikacji, zostanie nadany unikalny numer oraz wygenerowany dokument PDF.
Terminy płatności: Specyfikacje, podobnie jak dotychczasowe faktury, mogą mieć 7- dniowy (z naliczeniem skonta) lub 30-dniowy termin płatności.

⚠️Uwaga! Faktury/specyfikacje wystawione w VAN way nie będą automatycznie wysyłane do KSeF. Na podstawie specyfikacji wystaw fakturę w KSeF lub w swoim systemie fakturowym.

Jak wystawić fakturę KSeF?

Po wygenerowaniu specyfikacji w VAN way, należy wystawić fakturę KSeF, stosując poniższe zasady:

W polu nazwa towaru: Należy wpisać unikalny numer specyfikacji (nie ma już potrzeby wymieniania numerów poszczególnych zleceń). Znacznie przyspieszy to proces weryfikacji oraz akceptacji faktury do płatności.
Kwoty: Należy przenieść wskazane w specyfikacji kwotę netto i kwotę VAT oraz datę sprzedaży.

✅ Twoja faktura z KSeF zostanie automatycznie przesłana do grupy VAN na drugi dzień roboczy po jej wystawieniu.

ℹ️ Kilka ważnych informacji

Do każdej faktury „Płać natychmiast” z 7-dniowym terminem płatności powinna zostać utworzona specyfikacja przed jej wystawieniem w KSeF.
Możesz dodać w VAN way numer faktury wystawionej w KSeF:

podczas tworzenia specyfikacji,
lub później w zakładce Płatności.

Listę wystawionych specyfikacji i powiązanych z nimi faktur KSeF można wyświetlić w zakładce Rozliczenia → Płatności w VAN way.
Specyfikacje można usunąć lub edytować (Rozliczenia → Płatności → Specyfikacje dla KSeF) po wejściu w szczegóły.

Akceptacja faktur 7-dniowych z KSeF

Faktury wystawione w KSeF są przesyłane do grupy VAN raz na dobę. W związku z tym rekomendujemy wystawianie faktur z przyspieszonym terminem płatności w środę do końca dnia.

Dlaczego?

Przy fakturach z terminem płatności do 7 dni wymagane jest dostarczenie dokumentów najpóźniej do czwartku.

W praktyce oznacza to, że:

Faktury wystawione w środę trafiają do przetwarzania w czwartek (gwarantowana płatność w najbliższy wtorek).
Faktury wystawione w czwartek trafiają do przetwarzania dopiero w piątek (przewidywane płatności w środy).

Kwota netto na fakturze KSeF musi być zgodna ze specyfikacją.

Kwota brutto w niektórych przypadkach może różnić się o kilka groszy.

Podsumowanie ✅

Po wprowadzeniu obowiązku fakturowania w KSeF dla większości Przewoźników - czyli od 1 kwietnia 2026 r. - fakturowanie w VAN way będzie opierać się na Specyfikacjach KSeF. Zmiana pozwala spełnić nowe wymagania prawne, a jednocześnie zachować prosty i znany proces rozliczeń.

Jeśli pojawią się pytania lub wątpliwości, zespół VAN way jest do Twojej dyspozycji: 22 211 11 11.