Faktury KSeF w VAN way – przewodnik

Od 1 lutego 2026 r. wchodzi Krajowy System e-Faktur (KSeF).

Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy dla Przewoźników?

Od 1 lutego 2026 - obowiązek wystawiania e-faktur dla dużych firm.
Od 1 kwietnia 2026 - większość pozostałych firm (większość Przewoźników).
Dla najmniejszych firm/mikroprzedsiębiorców obowiązek może wejść dopiero 1 stycznia 2027.

Co to oznacza dla Przewoźników grupy VAN?

Większość Przewoźników będzie zobowiązana wystawiać faktury w KSeF od 1 kwietnia 2026 r. Aby maksymalnie ułatwić wystawianie faktur w KSeF wszystkim, którzy do tej pory fakturowali na platformie VAN way, stworzyliśmy Specyfikacje KSeF.

Czym jest Specyfikacja KSeF?

Specyfikacja KSeF to dokument, który utworzysz w VAN way. Jest to zestawienie zrealizowanych zleceń i należnych za nie kwot. Dokument jest potrzebny do wystawienia faktury w systemie KSeF. Do końca 2026 roku pozostawiamy równocześnie możliwość korzystania z dotychczasowego sposobu wystawiania faktur. Rozwiązanie to ma na celu umożliwienie stopniowego przejścia na nowy model fakturowania i przygotowanie się do pełnego wdrożenia KSeF.

ℹ️ Specyfikacje KSeF będą dostępne w VAN way już w marcu.

Jak wygląda nowy proces?

Tworzenie specyfikacji: w zakładce Rozliczenia w VAN way zamiast faktury, wygeneruj Specyfikacje KSeF. Jest to zestawienie zrealizowanych zleceń i należnych za nie kwot.
Zasady łączenia zleceń: Do jednej specyfikacji można dodać zlecenia zrealizowane w tym samym miesiącu, dla tej samej spółki VAN i w tej samej walucie.
Unikalny numer i PDF: Po wygenerowaniu specyfikacji, zostanie nadany unikalny numer oraz wygenerowany dokument PDF.
Terminy płatności: Specyfikacje, podobnie jak dotychczasowe faktury, mogą mieć 7- dniowy (z naliczeniem skonta) lub 30-dniowy termin płatności.

Jak wystawić fakturę w KSeF?

Po wygenerowaniu specyfikacji w VAN way, należy wystawić fakturę w KSeF, stosując poniższe zasady:

W polu opis: Należy wpisać unikalny numer specyfikacji (nie ma już potrzeby wymieniania numerów poszczególnych zleceń). Znacznie przyspieszy to proces weryfikacji oraz akceptacji faktury do płatności.
Kwoty: Należy przenieść wskazane w specyfikacji kwoty netto oraz VAT oraz datę sprzedaży.

✅ Twoja faktura z KSeF zostanie automatycznie przesłana do grupy VAN.

ℹ️ Kilka ważnych informacji

Do każdej faktury „Płać natychmiast” z 7-dniowym terminem płatności powinna zostać utworzona specyfikacja przed jej wystawieniem w KSeF. Dotyczy to podmiotów zobowiązanych do fakturowania w KSeF.
Kwoty na specyfikacji i na fakturze powinny być takie same.
Możesz dodać w VAN way numer faktury wystawionej w KSeF:

podczas tworzenia specyfikacji,
lub później w zakładce Płatności.

Podsumowanie ✅

Po wejściu obowiązku fakturowania w KSeF dla większości Przewoźników - czyli od 1 kwietnia 2026 r. - fakturowanie w VAN way będzie opierać się na Specyfikacjach KSeF. Zmiana pozwala spełnić nowe wymagania prawne, a jednocześnie zachować prosty i znany proces rozliczeń.

Jeśli pojawią się pytania lub wątpliwości, zespół VAN way jest do Twojej dyspozycji: 22 211 11 11.